知识产权贯标认证咨询之三重境界

  知识产权贯标认证咨询之三重境界

  《企业知识产权管理规范》国家标准已经实施了八个年头,三万家左右的企业完成了认证或验收(有些省市是省内验收或绩效评价等方式进行贯标效果评价),更多的企事业单位在内部已经建立起了知识产权体系,按照标准的要求自觉、自愿开展规范化管理工作。据不完全统计,从事知识产权贯标认证咨询的咨询师有数百人,咨询方法因咨询师所在单位的要求、咨询师个人的知识、专业背景、个人习惯和咨询对象的要求等因人而异,但总体要符合标准本身的条款要求和体系建设的常规流程。

  笔者从2012年贯标试点开始就参与了认证咨询(那时叫贯标辅导),所在公司完成了500多家企事业单位的贯标工作,遇到过各种类型的单位,新成立公司、规模型企业、上市公司、中央企业、国企以及做各种产品、服务涉及各种业务性质的企业,可以说几乎所有类型的单位都遇到过。

  在咨询过程中,面临的困难和挑战也形形色色,集团型中央企业自上而下推动、中小型企业为了提升资质和自身形象贯标、科技类公司为了在技术上弯道超车、防止侵权贯标、军工企业被列入国防局试点开展两标同贯,还有不少单位是为了在投标中获得竞争优势自发开展贯标等等,各种动机、各种需求都有。

  贯标认证咨询工作是需要投入较多人力和时间的工作,周期长、沟通频繁,协调的部门和人员也多,相对于较单一的知识产权代理、知识产权诉讼、知识产权运营业务来说,是非常具有挑战性的一项工作。笔者经过大量的贯标认证咨询,总结出贯标认证咨询的三重境界。

  一、对照标准照本宣科

  刚入行的咨询师,或者在贯标工作早期开展的时候,由于咨询人员普遍对体系建设工作不熟悉,或者咨询经验不丰富,对标准的理解仅仅停留在文字上,进入企业咨询时,通常会对着标准照本宣科,在体系建设的时候,也是根据企业的情况“察言观色”,不敢太多发挥,做出的体系文件形式上容易出现问题,审核环节往往文审会出现缺条款、缺文件、缺表单等情况。

  二、不问东西套模板

  具备了一定从业经验的咨询师,往往会在贯标认证咨询中形成自己的咨询方法,结合经验积累了自己一套或多套咨询成果—咨询模板,从手册到控制程序以及记录文件,甚至制度的完善和修改方法、行文规则等,都呈模板化。在企业辅导时为了节约精力和时间,对企业做完初步诊断,往往直接按照模板改头换面,进行部门或企业名称的简单替换,很少在流程环节进行个性化处理。对很多企业来说,也乐于接受,节约起草文件的时间、不用调动各部门参与文件编写和讨论,省时省力,何乐不为?

  这种咨询方式的是省时省力,对于一些想尽快获取证书,不想花太多精力在贯标工作上,对贯标工作质量要求不高的企业来说,是一种捷径,但主要的缺点是千人一面,缺乏个性化内容,很容易出现实际管理和体系文件两张皮现象。长期来说,贯标工作没有融入企业管理、日常工作,贯标工作的效果有限。

  三、带着"标准"走天涯

  辅导过几十甚至上百家企业之后,咨询师对标准内容已经非常熟悉,进入企业之后,倾听完管理者对知识产权工作的期许和诉求,做完知识产权管理的诊断和调研,基本可以大致了解这家单位的知识产权体系如何构建、职责如何分配,乃至后期文件如何融合,都心中有数。

  真正有经验的咨询师去企业不带任何模板,却又能让企业花最短的时间和较少的精力达到最佳的贯标效果。笔者在辅导某军工集团过程中,几乎没有重新起草一个程序文件。把主要的精力放在了完善知识产权管理制度(包括商标、专利、著作权、商业秘密等)上,还对合同管理办法、人事管理制度、采购管理制度、对外信息发布制度等进行了完善,依据该单位体系建设的实际情况,对三体系的内部审核、管理评审、外来文件和记录管理等程序进行了修改,从形成上保持了一致性,内容上体现了知识产权体系要求,再加上知识产权管理手册。整个的体系文件就完成了。文件数量少、内容实用、可操作性强,实现了真正意义上的体系融合,避免了文件冗长和两张皮现象,实施过程中效果良好,深得企业好评。

  此种方式对咨询师要求非常高,要求咨询人员对体系建设、标准内容、企业制度修改非常熟悉。同时,这种方式适合一些有各种体系建设基础、知识产权体系建设有真正需求的单位。这种方式需要在文件制作完成后,做一个标准条款和体系文件对照表。因为标准的要求分布在不同的类型的文件、不同的章节、不同的体系中,需要快速查找和对应,后期执行的时候更方便,同时做内部和外部审核的过程中,便于审核员能对体系文件的完整性有一个总体的审核和把握。

  贯标认证咨询,是一场修行,也是一种坚持,坚持久了,自然就有了更深的领悟。真正的高手来自年复一年、日积月累、心无旁骛的领悟和体会,还来自于与企业中体系负责人之间不断的切磋、磨合和启发,各种心得才能慢慢得领悟出来,在真正贯标辅导中才能体现出水平和功力。

  真正高水平的贯标咨询师,其实不需要任何模板!

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