知识产权贯标监督审核详细讲解

   最近有伙伴咨询知识产权贯标监审的问题,大家应该都知道,知识产权贯标认证证书有效期为三年,每年需要监督评审。证书有效期满前3个月向认证机构申请复审。年审不做的话证书就会失效。今天小编简述一下什么是监督审核以及监督审核的流程是什么。

    什么是监督审核?

    监督审核是指认证机构对证书持有者在证书有效期内每年至少进行一次的现场例行审核,其目的是检查体系的运行情况,验证并确认其体系继续保持的资格和有效性。

    因此在知识产权管理体系证书的三年有效期内,企业需要进行两次监督审核。

    企业为什么要做监督审核?

    (1)及时更新认证证书的信息

    企业在不断地发展,可能会出现场所的变更、经营范围的改变等情况,这样原有的证书认证信息就不能很好地证明当前企业的实际发展情况。

    此时,企业通过监督审核可以向认证机构提出认证范围的扩大或缩小,经现场认证后可确定变化范围和内容,及时更改证书的认证信息。

    (2)符合认证管理规定要求,维持证书的有效性

    知识产权管理体系证书是企业重视知识产权、规范知识产权管理工作的重要体现。同时,该证书在申报政府科技项目和专项扶持资金中能够更加体现企业的优势。

    值得注意的是,维持证书的有效性(即需企业在有效期内进行监督审核)还是部分地区贯标资助申报的必要条件!

    目前已经有地区出台相关规定要求企业在申报贯标补助时证书必须持续有效。因此企业需要在证书的三年有效期内通过监督审核来保持证书的有效性,确保企业在使用过程中证书是具有效力的,以免影响相关贯标资助的申报。

    (3)通过审核,发现工作的不足,帮助企业更好地运行体系

    每年一次的监督审核,能够更好地帮助企业发现知识产权管理体系在运行过程中的不足以及需要改进的地方,进一步规范企业的研发、生产、销售、采购、人力资源、财务等各方面的管理工作。

    同时认证机构在现场认证过程中也能带给企业更新更全面的知识产权管理工作的资讯和经验。

    关于监审的申请流程:

    1. 认证机构会通过邮件(电话),一般为三个月前进行通知,企业应注意回复邮件,确认监审意向和监审申请日期,监审日期越早,准备越充分,通关也就越轻松;

    2. 体系内审和管评一般要求每年开展一次,且两次间隔不超过12个月;

    3. 提交监审申请时,需仔细确认证书信息,包括认证的产品(服务)/活动、涉及的部门及场所是否需要变更,以及企业人数、体系覆盖人数是否有变化;

    4. 监审费用在初次认证合同中已有约定,监审费用在不涉及上述的变更或变化时,按约定缴费即可。当涉及变更或变化时,应与认证机构重新确定费用;

    5. 获得认证证书满一年后,必须有监审合格通知书作为支持,认证证书才有效。

    其次,了解监审的时间范围

    监审的时间范围,是从上一次现场审核的末次会议当天起,至本次现场审核首次会议的当天。当然,监审是需要体系自外部审核后持续有效运行的,并非初审时的运行3个月。

    最后,了解都审些什么

    与初次认证的条款全覆盖不同,监审是在证书有效期内的两次监审里对全部条款进行一次覆盖,审核组在第一次监审时,会根据初次认证的审核情况进行条款抽查,在第二次监审时则检查第一次没有检查的条款。需要注意的是,两次监审中以下条款是必查的:管理层涉及的全部条款;5.3.2 目标、5.4.2 机构、5.5 管理评审、9.1-9.3 内部审核;以及上次审核的不符合项/观察项/建议项涉及的条款。

    其他注意事项:

    1. 除必查条款以外,企业在收到审核计划前是不知道本次监审的抽查条款的;

    2. 由于条款内容、相关记录等存在关联现象,所以现场审查时通常也会审查审核计划所列条款以外的条款;

    3. 若本次审核发现上次审核的不符合项仍未整改或者未能有效整改,即为严重不符合,有导致监审不通过的可能。

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